Alarmierungssystem
Alarmierungssystem Kaufberatung
Ein Alarmierungssystem ist ein unverzichtbares Hilfsmittel, um sich von ungeplanten Ereignissen zu befreien und die Einhaltung von Prüfungs- und Compliance-Anforderungen zu unterstützen.
Bei der Erwägung von Alarmierungssystemen für Notfälle müssen natürlich auch Sicherheit und Ausfallsicherheit berücksichtigt werden. Die Benutzerfreundlichkeit und Einfachheit sollte jedoch nicht außer Acht gelassen werden. Es wurden schon viele IT-Systeme angeschafft, die in der Theorie gut klingen, aber unpraktisch und übermäßig kompliziert sind. Das wiederum führt dazu, dass sie nie vollständig eingeführt oder für den vorgesehenen Zweck genutzt werden.
In diesem Leitfaden werden wir untersuchen, was ein praktisches und robustes Alarmierungssystem für Notfälle ausmacht und welche Schlüsselkomponenten Sie vor der Anschaffung eines solchen Systems für Ihr Unternehmen berücksichtigen sollten.
Was ist ein Alarmierungssystem
Ein Alarmierungssystem ist eine Softwarelösung, mit der die Kontaktdaten einer Organisation verwaltet und vorkonfigurierte oder maßgeschneiderte Nachrichten an interne Mitarbeiter und/oder Interessengruppen gesendet werden können, wenn die Situation dies erfordert. In einem Notfall müssen die richtigen Personen genau wissen, was zu tun ist. Ein Notfall-Benachrichtigungssystem gewährleistet die sichere und schnelle Übermittlung Ihrer Nachricht, verbunden mit der Erfassung von Reaktionen in Echtzeit.
Ein geplantes Ereignis, wie z. B. eine Testübung, gibt Aufschluss über die Reaktionsbereitschaft einer Organisation und liefert wichtige Erkenntnisse über die Fähigkeiten des Systems. Wenn ein ungeplantes Ereignis eintritt, kann ein Alarmierungssystem sicherstellen, dass die Organisation gut gerüstet ist, um mit ihrem Personal zu kommunizieren und es zu koordinieren, um alle Formen von Verlusten zu mindern und eine möglichst schnelle und reibungslose Rückkehr zur normalen Arbeitsweise zu gewährleisten.
Die modernen Fortschritte in der Technologie, insbesondere der Massenbesitz von Smartphones, haben dazu geführt, dass eine Vielzahl von Kommunikationskanälen für jedermann zur Verfügung steht, sei es per SMS, E-Mail, Sprachanruf oder App-Benachrichtigung. Ein zusätzlicher Bonus ist die Fähigkeit der Systeme, alle Mitarbeiter auf einmal zu benachrichtigen oder bestimmte Gruppen je nach Standort, Funktion oder Fähigkeiten anzusprechen.
Alarmierungssysteme für Notfälle sollten immer einfach und leicht zu bedienen sein, damit sie im Falle einer Bedrohung oder eines tatsächlichen Notfalls so schnell wie möglich ausgelöst werden können, um Menschen zu schützen und den Schaden und die Unterbrechung erheblich zu begrenzen.
Moderne Alarmierungssysteme
In den letzten fünfundzwanzig Jahren hat es erhebliche technologische Fortschritte gegeben, die zu einer Verlagerung von Lautsprecheranlagen, Festnetztelefonen, Faxen und Pagern hin zur Flexibilität von Smartphones, Desktop-Benachrichtigungen und intelligenten Lautsprechern geführt haben.
Moderne Alarmierungssysteme unterstützen nun die Nachrichtenübermittlung über mehrere Kanäle und bieten nicht nur die Möglichkeit, eine große Anzahl von Menschen innerhalb von Sekunden zu alarmieren, sondern auch, dass die Empfänger darauf reagieren können – so erhalten sie in Echtzeit wichtige Informationen, die zur Koordinierung einer angemessenen und fundierten Reaktion genutzt werden können.
Wichtige Funktionen vom Alarmierungssystem
Bei der Auswahl eines Alarmierungssystems gibt es eine Reihe von Schlüsselfunktionen, die Sie immer berücksichtigen sollten, um sicherzustellen, dass es den Anforderungen Ihrer Organisation entspricht. Im Folgenden finden Sie eine Liste der wichtigsten Punkte, die Sie beachten sollten:
Geschwindigkeit und Benutzerfreundlichkeit
Schnelligkeit ist wohl der kritischste Faktor bei der Auswahl eines Massenbenachrichtigungssystems, da in allen Notsituationen sofortiges Handeln erforderlich ist, um Verluste und Schäden zu vermeiden.
Das von Ihnen eingesetzte Alarmierungssystem muss in der Lage sein, eine große Anzahl von Warnmeldungen sofort zu versenden, um sicherzustellen, dass Ihre gesamte Zielgruppe die benötigten Informationen innerhalb von Sekunden erhält. Um dies zu gewährleisten, sollte die eingesetzte Technologie in der Lage sein, die Warnungen innerhalb dieser kurzen Zeitspanne über mehrere Kanäle zu versenden.
Es ist auch hilfreich zu prüfen, ob das Alarmierungssystem auf mehreren Plattformen, wie z. B. Desktops und Mobiltelefonen, aktiviert werden kann, um den Aktivierungsprozess der Alarmierung noch zu beschleunigen.
Natürlich kommt es nicht nur auf die Geschwindigkeit der Technologie an. Auch das Design des Notrufsystems ist von entscheidender Bedeutung, da es für den Betreiber so einfach wie möglich sein muss, den Alarm in einer Situation zu senden, in der die Zeit wirklich drängt. Um dies zu unterstützen, sollte die Anzahl der Schritte, die zur Auslösung eines Alarms erforderlich sind, auf ein Minimum beschränkt werden, um unnötige Verzögerungen zu vermeiden.
Multi-Channel-Bereitstellung
Ein Alarmierungssystem muss in der Lage sein, Alarme über eine Reihe von Kommunikationskanälen zu übermitteln.
Zu diesen Kanälen gehören SMS, Sprachanrufe, E-Mails und bestimmte App-Warnungen.
Jeder Mitarbeiter hat seine eigene bevorzugte Methode, um eine Benachrichtigung zu erhalten, basierend auf seiner persönlichen Nutzung. In einer Notfallsituation ist es jedoch ratsam, so viele Kanäle wie möglich abzudecken, um sicherzustellen, dass die Warnung umgehend empfangen und gelesen wird, und dabei auch die Änderungen in den Arbeitsabläufen der Mitarbeiter zu berücksichtigen, die sich aus der Notfallsituation ergeben können.
Es ist auch zu bedenken, dass Mitarbeiter heute aufgrund des Spam-Verkehrs und der schieren Menge an Nachrichten, die sie erhalten, möglicherweise nicht mehr so bereitwillig auf Warnmeldungen per E-Mail und SMS reagieren wie in der Vergangenheit. Eine spezielle App-Warnung kann ebenso wie ein automatischer Sprachanruf hervorstechen. Bei Meldungen, die als weniger dringend eingestuft werden, kann jedoch immer noch eine SMS bevorzugt werden.
Nachrichtenvorlagen
Es ist äußerst nützlich, über ein Alarmierungssystem zu verfügen, das die Möglichkeit bietet, Nachrichtenvorlagen vorzuladen und so die Zeit für die Auslösung eines Alarms zu vereinfachen und zu verkürzen. Dies bietet auch die Möglichkeit, die vereinbarten Sicherheitsmaßnahmen einer Organisation in jedes Szenario einzubinden, um im Ernstfall die beste Vorgehensweise zu gewährleisten.
Möglichkeit zur Anpassung von Warnmeldungen
Neben der Möglichkeit, Nachrichtenvorlagen vorzuladen, ist es nützlich, Warnmeldungen individuell anzupassen, indem man beispielsweise einen Link zu einem Dokument in den Text der Warnmeldung einfügt. Dies kann nützlich sein, wenn Sie ein Dokument oder eine Karte versenden möchten.
Fähigkeiten, bestimmter Teams/Personen anzusprechen
Wenn Ihr Unternehmen auf Mitarbeiter an verschiedenen Standorten oder auf Mitarbeiter angewiesen ist, die regelmäßig unterwegs sind, dann sind Zielgruppenfunktionen ein wichtiger Faktor in Ihrem Notfallplan.
Indem Sie bestimmte Teams oder Einzelpersonen gezielt mit den Informationen versorgen können, die sie für ein Ereignis benötigen, können Sie auch sicherstellen, dass keine unnötigen Nachrichten über das System gesendet werden. Dies hat den zusätzlichen Vorteil, dass die Belegschaft als Ganzes nicht desensibilisiert wird, weil sie zu oft irrelevante oder unnötige Informationen erhält, die für andere bestimmt sind.
Geotargeting
Es kann vorkommen, dass Sie Mitarbeiter an einem bestimmten Ort außerhalb Ihrer eigenen Einrichtungen erreichen müssen. Geotargeting und Geofencing ermöglichen es einem Administrator, sich auf einen bestimmten Bereich auf einer Karte zu konzentrieren und Nachrichten an alle Mitarbeiter innerhalb dieser Zone zu senden.
Dieser zielgerichtete Ansatz ist besonders hilfreich in einer Vielzahl von Situationen, von Naturkatastrophen und Bombendrohungen bis hin zu weniger ernsten Situationen, wie z. B. größeren Verkehrsbehinderungen. Außerdem können Sie sich auf das Personal konzentrieren, das entweder direkt betroffen ist oder wahrscheinlich von dem Vorfall betroffen sein wird, ohne bei denjenigen, die nicht betroffen sind, unangemessene Panik auszulösen.
Mobile Apps
Es ist heutzutage sehr selten, dass Mitarbeiter kein Smartphone bei sich tragen, selbst wenn sie nicht an ihrem Schreibtisch oder Laptop sitzen. Daher ist ein Alarmierungssystem, das über eine Push-Benachrichtigung an ein Smartphone senden kann, von großem Vorteil. Für einen Systembenutzer ist die Möglichkeit, einen Notruf von einem Smartphone aus zu aktivieren, ebenfalls von unschätzbarem Wert, da es ihm völlige Flexibilität bei der Nutzung bietet.
Natürlich ist es wichtig, dass die Smartphone-App für Notfälle sowohl für iOS- als auch für Android-Betriebssysteme verfügbar ist, um sicherzustellen, dass sie auf die meisten Smartphones heruntergeladen werden kann.
Bidirektionale Nachrichten
Während bei manchen Vorfällen lediglich eine einseitige Warnung gesendet werden muss, um das Personal über die Situation zu informieren und kurze Anweisungen zu geben, was zu tun oder zu lassen ist, gibt es Fälle, in denen eine Reaktion erforderlich ist. In solchen Situationen ermöglicht die Möglichkeit, eine Rückantwort zu erstellen, der Organisation nicht nur die Überwachung der Reaktion in Echtzeit, sondern auch die Möglichkeit, eine Folgemeldung (auf der Grundlage der erhaltenen ersten Reaktion) zu senden und eine fundiertere Reaktion zu koordinieren.
Integration
Ein Alarmierungssystem für Notfälle sollte in die bestehende Hard- und Software einer Organisation integriert werden können. Damit externe Softwaresysteme Benachrichtigungen starten und die Ergebnisse der Benachrichtigung abrufen können, benötigen Sie eine API. Wenn Sie möchten, dass andere Systeme wie Alarmsysteme oder Prozesssysteme Benachrichtigungen durch elektrische Signale aktivieren, benötigen Sie eine Art von SPS-Option im Notfallmeldesystem. Dadurch werden viele Aufgaben automatisiert und manuelle Eingaben sowie das Risiko menschlicher Fehler verringert.
Sicherheit
Bei Alarmierungssystemen für Notfälle ist es häufig der Fall, dass die Daten Ihrer Mitarbeiter in der Datenbank des Systems gespeichert sind. Ein modernes Alarmierungssystem für Notfälle sollte eine Zwei-Faktor-SMS-Authentifizierung und eine IP-Bereichskontrolle bieten. Alle gespeicherten und übertragenen Daten sollten verschlüsselt werden, um eine sichere Arbeitsweise zu gewährleisten. Außerdem sollten alle Systeme regelmäßigen Penetrationstests unterzogen werden.
Ihr Alarmierungssystem muss in der Lage sein, die Kontaktdaten all Ihrer Empfänger zu speichern und alle an sie gesendeten Nachrichten mit einem Zeit- und Datumsstempel zu versehen. Die Sichtbarkeit dieser Daten ist nur für Mitarbeiter mit vorher genehmigten Freigabestufen vorgesehen, so dass die Sicherheit ein Hauptanliegen ist, um zu gewährleisten, dass diese Daten sicher bleiben und nur befugtes Personal auf sie zugreifen kann.
Berichte und Analysen
Die Echtzeit-Überwachung der Zustellung von Warnmeldungen und der Reaktionen der Empfänger ist der Schlüssel zur Bereitstellung von Daten für aussagekräftige Berichte und Analysen. Wenn eine einseitige Benachrichtigung gesendet wird, möchten Sie wissen, wann die Benachrichtigung auf dem Gerät des Empfängers ankommt. Dabei ist zu beachten, dass es einen Unterschied zwischen einer zugestellten und einer gelesenen Nachricht gibt. Es kann daher sinnvoll sein, eine Bestätigungsoption einzubauen, wenn Sie wissen müssen, dass die Nachricht gelesen wurde.
On-premise oder Cloud basiert
Alarmierungssysteme für Notfälle gibt es in zwei Formen: vor Ort und als Software-as-a-Service, besser bekannt als „Cloud“-basiert.
Ein Vor-Ort-System (On-prem) wird in der eigenen Einrichtung einer Organisation gehostet, und die gesamte Hardware und Software befindet sich vor Ort. Es bietet das höchste Maß an Sicherheit, ist aber im Vergleich zu einem Cloud-System mit höheren Anschaffungskosten verbunden.
Ein Cloud-System wird außerhalb des Unternehmens in einem sicheren Datenzentrum gehostet und erfordert keine Installation am Standort des Unternehmens. Auf ein Cloud-System kann von jedem Ort mit einer Internetverbindung zugegriffen werden, und es ist in der Regel kostengünstiger als ein Vor-Ort-System.
Support
Auch wenn ein Alarmierungssystem für Notfälle nach ihrer Einrichtung nur wenig Unterstützung benötigen sollten, ist es wichtig zu überlegen, welche Schulungen und welche laufende Unterstützung verfügbar sind, falls Hilfe benötigt wird. Während die meisten Probleme wahrscheinlich per E-Mail und/oder Bildschirmfreigabe gelöst werden können, kann es für einige Organisationen entscheidend sein, auch Zugang zu telefonischem 24/7-Support zu haben.
Mehrsprachigkeit
Je nachdem, wie und wo Ihre Organisation tätig ist, kann es erforderlich sein, dass Ihr Notfallmeldesystem mehrere Sprachen unterstützt, um sicherzustellen, dass Sie alle Mitarbeiter erreichen können.
Wenn Ihr Alarmierungssystem Sprachanrufe unterstützt, ist es auch sehr nützlich, wenn es so ausgereift ist, dass es Ortsnamen oder Branchenbegriffe versteht bzw. ihnen beigebracht werden kann, die möglicherweise nicht Teil der Alltagssprache sind.
Alarmierungssystem nicht nur für Notfälle
Alarmierungssysteme sind nicht nur für den Einsatz in Notfällen gedacht. Sie können für eine Vielzahl von betrieblichen Anforderungen eingesetzt werden und bieten eine schnelle, überprüfbare Alternative zum langwierigen Prozess der einzelnen Telefonanrufe oder des Versands von E-Mails. Sie können auch eingesetzt werden, wenn es darum geht, sichere Benachrichtigungen zu versenden, und für die Verwaltung von Mitarbeitern, die aus der Ferne arbeiten.
Wer braucht ein Alarmierungssystem?
Jede Organisation, unabhängig von ihrer Größe, kann von einem zuverlässigen und sicheren Benachrichtigungssystem profitieren.
Brauche ich ein Alarmierungssystem?
Eine Organisation und ihre Anforderungen an die Alarmierung werden immer einzigartig sein. Dank der Flexibilität moderner Alarmierungssysteme ist es möglich, die Software so anzupassen, dass das beste Ergebnis für Sie erzielt wird.
Bei der Beurteilung Ihrer Anforderungen sollten eine Reihe von Fragen berücksichtigt werden:
Verfügen Sie bereits über ein Alarmierungssystem für Notfälle? Wenn ja, was hindert es daran, Ihre Anforderungen zu erfüllen?
Soll das System im gesamten Unternehmen, an einem einzigen Standort oder für bestimmte Anforderungen, z. B. für Ersthelfer, eingesetzt werden?
Wer wird das System verwalten? IT, HR oder Personal aus verschiedenen Abteilungen?
Gibt es interne Systeme, die integriert werden müssen?
Wo sollen Ihre Daten gespeichert werden?
RapidReach
Mit über 20 Jahren Erfahrung ist RapidReach ein bewährtes und vertrauenswürdiges Alarmierungssystem, das von Enera, dem Pionier und Innovator im Bereich der Alarmierung, angeboten wird.
Durch das modulare Design bietet RapidReach nur die Funktionalität, die Sie benötigen, und das zu einem sehr guten Preis-Leistungs-Verhältnis. Zusätzlich zu unserer Kernfunktionalität gibt es auch Optionen wie SmartPhone Alarm, Desktop Alarm und Lautsprecher Alarm.
In einem Notfall müssen die richtigen Personen genau wissen, was zu tun ist. RapidReach garantiert eine sichere und schnelle Übermittlung Ihrer Nachricht, verbunden mit der Erfassung von Reaktionen, umfassenden Berichten, Schulungen und fortlaufendem Support. Außerdem sind wir ISO-zertifiziert und verfügen über eine Sicherheitsbewertung von A+.
Für weitere Informationen oder eine Beratung darüber, wie unser Alarmierungssystem für Ihr Unternehmen von Nutzen sein könnte, kontaktieren Sie uns bitte unter 0800 01 02 100 für ein unverbindliches Gespräch über Ihre Anforderungen oder senden Sie uns eine E-Mail an info@enera.com